Menghitung Kebutuhan SDM Berdasarkan Beban Kerja (Work Load) Formula Ilyas

Formula hitung kebutuhan SDM unit dapat bekerja dengan baik dengan syarat Manager atau penanggung jawab pekerjaan dapat menentukan dengan akurat jenis, jumlah dan waktu transaksi bisnis dan tidak terjadi duplikasi kegiatan. Manager dapat menghitung beban kerja setiap unit perhari dalam satuan waktu menit atau jam per hari kerja. Dengan mengetahui komponen tersebut dapat dkembangkan formula menghitung SDM per hari sebagai berikut

§ ∑ SDM/hari = {(B.K _i-j = J T x W.T) :JKE }.

§ B.K _i-j = Jenis Beban Kerja

§ J.T. = Jumlah Transaksi per hari

§ W.T.= Waktu( menit atau jam) yang dibutuhkan untuk setiap jenis Transaksi

§ J.K.E = Jam kerja efektif SDM per hari

§ Jumlah hari kerja per tahun = (255 hari/tahun atau 273 hari/tahun atau 289 hari/tahun atau 237hari/tahun)

Keterangan:

· (365 – (12 hari libur nasional – 12 hari libur cuti tahunan) x 3/4 = 255 hari)

· (365 – (12 hari libur nasional – 12 hari libur cuti tahunan) x 4/5 = 273 hari)

· (365 – (52 hari libur Minggu + 12 hari libur nasional + 12 hari libur cuti tahunan) = 289 hari)

· (365 – (104 hari libur Saptu & Minggu + 12 hari libur nasional + 12 hari libur cuti tahunan) = 237 hari)

Kebutuhan Total SDM/tahun akan dihitung dengan memperhatikan hari kerja efektif pertahun dan diperlukannnya tenaga cadangan pada pola kerja yang menggunakan tiga shift kelompok kerja seperti: Perawat. Sebagai contoh: andaikan beban kerja unit keperawatan per hari adalah 10.500 menit dan waktu kerja efektif per hari adalah 6 jam (360 menit) dan hari kerja efektif perawat selama satu tahun adalah 255 hari. Oleh karena rumah sakit harus berkerja selama 365 hari dalam setahun, maka perlu juga menghitung kebutuhan sdm yang harus berkerja pada 110 hari kerja lainnya. Berapa jumlah perawat yang dibutuhkan oleh unit keperawatan?

∑ Perawat/hari = Beban kerja : Waktu kerja efektif/hari

∑ Perawat/hari = 10500 menit : 360 menit/hari = 29,17 orang

∑ Perawat/hari berkerja pada hari libur = 29,17 x 110/255 = 12,58

∑ Total kebutuhan Perawat/hari = 29,17 + 12,58 = 41,75 orang

( dibulatkan 42 orang)

Analisis Beban Kerja Metoda Ilyas (Workload Analysis)

Menghitung beban kerja unit organisasi yang padat karya merupakan suatu hal yang penting tapi sekaligus juga sangat sulit. Banyak para manager personel maupun manager Unit kesulitan ketika ditanya: “Berapakah beban kerja personel untuk menghasilkan produk atau jasa utama dan penunjang di unit saudara”? Metoda ilmiah yang telah dikembangkan para ahli seperti: Work Sampling dan Time and Motion Study sebenarnya dapat menghasilkan hasil yang akurat. Masalahnya, pada metoda ini dibutuhkan tenaga ahli, pengamat yang banyak dan waktu yang panjang. Hal ini membawa konsekwensi terhadap biaya dan biasanya harus dilaksanakan oleh pihak lain seperti: kosultan dan lembaga riset. Pihak manajemen rumah sakit akan kesulitan untuk melaksanakan metoda ini sendiri karena kesulitan instrumen dan pelaksanaan penelitiannya sendiri. Disamping itu, adanya kemungkinan bias karena faktor personel menghitung beban kerja sendiri. Pada metoda daily log yang mencatat dan menghitung beban kerja sendiri sangat diragukan akurasinya sehingga dari aspek validitas dan reabilitas sulit dipakai sebagai ruujukan beban kerja pegawai.

Untuk menjawab pertanyaan ini Metoda Ilyas memberikan alternatif solusi yang akurat dan mudah diterapkan. Metoda ini dapat menghitung beban kerja personel dengan cepat dengan tingkat akurasi yang tinggi sehingga menghasilkan informasi yang dapat dipercaya untuk pengambilan keputusan manajemen.

Metoda Ilyas memberikan solusi terbaik untuk menghitung kebutuhan personel organisasi dengan mudah, murah, cepat dan tepat. Secara ilmiah hasil perhitungan kebutuhan personel dengan Metoda Ilyas memiliki tingkat validitas dan reabilitas yang tinggi dan telah diuji coba baik oleh sejumlah institusi dengan hasil yang dapat dipercaya oleh manajemen organisasi. Disamping itu, Metoda Ilyas juga telah digunakan oleh sejumlah mahasiswa Pascasarjana Ilmu Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia sebagai metoda menghitung SDM dalam Tesis mereka untuk meraih gelar Master Ilmu Kesehatan Masyarakat dan Master Administrasi Rumah Sakit.

· Apakah Dasar Pemikiran Metoda Ilyas?

Menghitung kebutuhan SDM pada dasarnya adalah mengetahui secara benar beban kerja setiap unit atau setiap personel di organisasi. Untuk mengetahui beban kerja di setiap unit organisasi dibutuhkan sejumlah data dan informasi yang akurat yang berasal dari pelaku ahli atau kompeten di organisasi itu sendiri. Informasi yang didapatkan dari pelaku ahli yang telah melakukan transaksi bisnis ribuan kali akan dapat memberikan informasi dengan akurat waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan setiap unit produk atau jasa. Metoda Ilyas menggunakan pendekatan demand. Artinya, metoda ini menghitung beban kerja yang harus dikerjakan atas dasar permintaan untuk menghasilkan unit produk atau jasa per waktu yang dibutuhkan. Dengan demikian, beban kerja tergantung juga volume transaksi bisnis yang harus dilakukan oleh setiap tenaga kerja atau unit organisasi.

Sebagai contoh: seorang perawat rumah sakit mempunyai sejumlah transaksi bisnis memandikan pasien setiap hari 2 kali sebanyak 10 orang dan membutuhkan waktu 20 menit untuk sekali kegiatan. Dengan demikian beban kerja memandikan pasien = 2 x 20 menit x10 orang = 400 menit/hari.

· Apakah komponen metoda Ilyas?

Untuk menghitung beban kerja personel organisasi dibutuhkan informasi yang akurat tentang hal berikut:

a. Kejelasan transaksi bisnis utama atau penunjang setiap personel dan unit organisasi.

b. Kejelasan waktu yang dibutuhkan untuk setiap transaksi bisnis utama atau penunjang

c. Jenis dan jumlah transaksi bisnis per hari, per minggu, per bulan atau per tahun

d. Jumlah jam kerja efektif (produktif) per hari pada organisasi

e. Jumlah hari kerja efektif dalam setahun organisasi

Untuk memudahkan menghitung beban kerja; sebaiknya dibuat matrix beban kerja unit yang memasukkan semua jenis kegiatan yang dilakukan unit RS untuk menghasilkan produk atau jasa unit. Dengan merinci setiap transaksi bisnis pada unit RS maka akan dihasilkan beban kerja perhari dalam satuan waktu menit atau jam dar unit tersebut. Bila pekerjaan bersifat mingguan maka beban kerja per hari dibagi hari kerja RS. Sebagai contoh: rapat mingguan unit selama 2 jam ( 120 menit) per minggu, maka beban harian rapat tersebut adalah 120 menit : 5 hari per minggu = 24 menit/hari. Demikian juga, bila pekerjaan bersifat bulanan maka beban kerja harian tersebut dibagi dengan 22 hari kerja per bulan. Sebagai contoh: rapat bulanan 3 jam (180 menit), maka beban harian adalah 180 menit : 22 hari = 8,18 menit/hari.

Matrix Transaksi Bisnis Unit Keperawatan RS

No	Transaksi bisnis	Waktu Transaksi	Volume Transaksi	Beban kerja/hari
1	Membuat Resume asuhan keperwatan	10 mnt	20 pasien	200 mnt
2	Menyuluh pasien	15 mnt	10 pasien	150 mnt
3	Memandikan pasien	20 mnt	20 pasien	400 mnt
4	Memberikan obat pada pasien	2 mnt	20 pasien	40 mnt
5	Mendampingi Visite dokter	10 mnt	20 pasien	200 mnt
6	dll	--	--	--

· Bagaimana formula hitung beban kerja metoda Ilyas?

Formula dapat bekerja dengan baik dengan syarat Manager atau penanggung jawab pekerjaan dapat menentukan dengan akurat jenis, jumlah dan waktu transaksi bisnis dan tidak terjadi duplikasi kegiatan. Manager dapat menghitung beban kerja setiap unit perhari dalam satuan waktu menit atau jam per hari kerja. Dengan mengetahui komponen tersebut dapat dkembangkan formula menghitung SDM per hari sebagai berikut:

Beban kerja /hari = B.K _i-j = J T x W.T

§ B.K _i-j = Jenis Beban Kerja

§ J.T. = Jumlah Transaksi per hari

§ W.T.= Waktu( menit atau jam) untuk setiap jenis Transaksi

Workshop Perencanaan SDM Rumah Sakit : SUKSES

Yaslis Institute bekerjasama dengan PERSI telah sukses mengadakan "Workshop Perencanaan SDM Rumah Sakit" pada hari rabu dan kamis, 20 & 21 April 2011 lalu. Workshop yang diadakan di Hotel Santika Jakarta ini diikuti oleh 53 peserta dari berbagai rumah sakit di seluruh Indonesia.

Respon peserta terhadap workshop bersama Dr, drg. Yaslis Ilyas, MPH ini sangat positif. Peserta mengaku puas dan sangat terbantu dengan materi dan software tentang perencanaan SDM yang diberikan. Seperti komentar ibu Annida dari RSUD Boejasin Pelaihari berikut "Sangat memuaskan, banyak bahan untuk menyusun perencanaan kebutuhan SDM".

Harapan peserta, Yaslis Institute dapat mengadakan training dengan tema lain seperti Remunerasi, Kinerja, atau Key Performance Indeks agar dapat memberikan pemahaman lebih dan membantu rekan-rekan di Rumah Sakit dan Instansi lain dalam pekerjaannya.

Agenda Yaslis Institute selanjutnya adalah training "Manajemen Kinerja dan Remunerasi" yang rencana akan dilaksanakan pada tanggal 25 & 26 Mei 2011 ini.

Kasus Negatif Pelayanan Kesehatan (3)

Infus Yang Menyakitkan

Suatu saat di bulan September 1995, saya terserang penyakit demam yang disertai dengan nyeri di perut, tengkuk dan tulang punggung, kadang-kadang muntah dan diare. Setelah menderita sakit selama 3 hari, akhirnya saya dibawa keluarga ke ruang UGD sebuah rumah sakit swasta di kota saya. Begitu sampai di ruang UGD saya langsung ditangani oleh perawat jaga (bukan dokter jaga) yang dengan segera menginfus saya. Tetapi yang terjadi, jarum infus tidak dapat segera menemukan jalurnya. Saya seolah-olah menjadi kelinci percobaan oleh perawat yang baru belajar untuk menemukan pembuluh darah balik. Jarum infus tidak dapat masuk ke pembuluh darah dengan tepat. Tidak kurang enam kali tangan kiri dan kanan saya ditusuk-tusuk, menimbulkan perdarahan dan mengakibatkan rasa sakit yang menakutkan. Dengan rasa sakit yang aduhai saya hanya bisa pasrah karena saya sendiripun sibuk dengan rasa sakit dibagian tubuh yang lain.

Pengalaman ini amat membekas di hati, saya bertanya dalam hati apakah di ruang UGD rumah sakit tersebut tidak ada protap untuk menangani pasien dengan kondisi seperti saya ? Apakah perawat tersebut tidak pernah dilatih bagaimana cara menemukan dengan segera pembuluh darah yang tepat untuk memasukkan cairan infus tanpa harus terlebih dahulu menyakiti pasien? Apakah perawat di UGD telah dibekali sertifikat keahlian untuk menangani pasien dalam keadaan darurat ? Apakah UGD di rumah sakit ini tidak dilengkapi oleh personel dokter jaga ? Kalau ada kenapa tidak segera membantu perawat yang tidak mampu memberikan pelayanan kepada pasien ? Puluhan pertanyaan lain yang dapat muncul dari pengalaman buruk yang saya alami di UGD rumah sakit. Pertanyaan penting yang perlu dijawab oleh rumah sakit kita adalah dapatkah kita memberikan pelayanan bermutu kepada pasien ?

Deswita

Disadur dari : Ilyas, Yaslis. 2004. Wajah Pelayanan Kesehatan Kita.PT.Djambatan : Jakarta

Kasus Negatif Pelayanan Kesehatan (2)

PELAYANAN UGD RS YANG MENYEBALKAN

Pagi-pagi sekitar jam 04.00 subuh saya ditelepon oleh Ibu G, saudara saya yang mengalami sakit pusing, muntah-muntah dan diare. Saat ini kondisinya sangat lemah. Sebagai saudara dan dokter yang baik, saya langsung menuju rumahnya di bilangan Kramat, Jakarta Pusat dan memeriksa kondisinya. Setelah memeriksa ternyata kondisi Ibu G cukup kritis akibat dehidrasi dan harus segera dibawa ke rumah sakit. Oleh karena rumah si pasien dekat dengan RS “S.C” yang terkenal maka diputuskan untuk segera dibawa ke RS tersebut.

Sesampai di RS ternyata kami harus menunggu ½ jam sebelum diperiksa oleh dokter jaga. Setelah diperiksa ternyata tidak dilakukan tindakan yang semestinya, malah harus periksa lab yang harus diantar sendiri oleh keluarga pasien. Di lab harus menunggu lagi 1 jam sebelum hasil pemeriksaannya keluar. Sementara menunggu tersebut tidak ada tindakan terapi apapun terhadapan pasien. Setelah hasil lab keluar dan dilihat oleh dokter tersebut, dokter terlihat bingung dan hanya memberi obat saja padahal pasien muntah-muntah dan lemah sehingga berdasarkan pengetahuan dan pengalaman saya hal tersebut sangat tidak rasional.

Kemudian saya tanyakan mengapa tidak diinfus? Dengan berbagai alasan dokter tersebut menolak untuk menginfus pasien. Dokter menganjurkan untuk mencari kamar rawat di bagian pendaftaran pasien rawat inap. Namun menurut petugas ruang rawat inap ternyata penuh, dan kami disuruh menunggu. Jadi kami terpaksa kembali ke UGD untuk melaporkan saat ini ruangan penuh kepada dokter. Yang menjadi pertanyaan adalah Apa tindakan selanjutnya?, sedangkan kondis pasien semakin mencemaskan. Dokter menyarankan mencari rumah sakit lain saja, dan dengan mendongkol saya minta untuk dilakukan tindakan infus bagi si pasien, tetapi dokter tetap menolak dengan alasan peraturan rumah sakit tidak membolehkan tindakan infus bagi pasien yang tidak dirawat. Terjadi adu argumentasi dan karena saya sudah tidak lagi dapat menahan rasa marah, saya terpaksa membuka identitas saya bahwa saya seorang dokter spesialis dan mempunyai banyak kolega spesialis yang bekerja di rumah sakit tersebut, apa yang terjadi? Dokter tersebut minta maaf dan langsung pasang infus bahkan dokter tersebut mencari tempat dan ternyata langsung dapat. Demikianlah pengalaman yang saya alami.

Agus Solichien, dr Sp.S

Disadur dari : Ilyas, Yaslis. 2004. Wajah Pelayanan Kesehatan Kita. PT.Djambatan : Jakarta

Workshop Perencanaan SDM Rumah Sakit

Workshop Perencanaan SDM Rumah Sakit ini akan dilaksanakan di Hotel Santika Premiere Jakarta pada tanggal 20-21 April 2011

Lokakarya ini bertujuan : Memberikan pemahaman teori dan konsep tentang Perencanaan SDM RS; Memberikan keterampilan tehnik menghitung kebutuhan SDM RS; Memberikan pemahaman dan mempraktekkan penggunaan software penghitungan kebutuhan tenaga RS.

Peserta diwajibkan membawa laptop.

klik disini untuk keterangan lebih lanjut.

Kasus Negatif Pelayanan Kesehatan (1)

Kehamilan dan Pelayanan Sub-Standar

Pengalaman ini terjadi sekitar dua tahun yang lalu, tapi hal ini dapat menjadi pelajaran yang berharga baik pada diri saya sendiri maupun orang lain dalam menangani pasien.

Pada bulan Maret 2001, isteri saya sedang hamil tujuh bulan dan merupakan kehamilan yang pertama setelah berusaha dan menunggu sekitar 3 tahun. Kehamilan istri saya ini merupakan peristiwa yang kami sangat harapkan bersama. Usaha yang kami lakukan bukan sesuatu yang mudah, penuh perjuangan dan kesabaran. Hal ini, disebabkan isteri saya pernah dioperasi didaerah kandungan yang dapat mempengaruhi terjadinya proses kehamilan. Setelah dioperasi ternyata penyakit tersebut muncul kembali 1 tahun kemudian, kami memutuskan untuk tidak dioperasi lagi, tetapi dengan cara alamiah dengan tumbuh-tumbuhan dan beberapa pantangan makan Alhamdulillah akhirnya setelah di USG penyakitnya bisa hilang atas kekuasaan Allah SWT.

Usaha yang kami lakukan agar istri bisa hamil bukan hal yang mudah. Berbagai cara telah kami tempuh tapi juga belum berhasil. Hanya metoda kehamilan dengan cara bayi tabung yang belum kami jalani. Akhirnya, kami sepakat untuk menyerahkan sepenuhnya kepada Allah SWT dengan cara sembahyang Tahajud pada tengah malam dam memohon dengan sungguh-sungguh kepada Allah SWT untuk memberikan kepercayaan kepada kami seorang anak. Alhamdulillah setelah tahun ketiga perkawinan akhirnya Allah mengabulkan permohonan kami. Kehamilan ini sangat kami jaga dengan sebaik-baiknya karena merupakan amanah dari Allah SWT.

Pada bulan Maret 2001, isteri saya menderita panas yang dialami kira-kira sudah 2 hari tanpa disertai gejala lain. Pada sore hari panasnya tiba-tiba naik hampir 39^o C. Setelah maghrib, saat pulang kerja, kami ke RS “A” di Kebayoran Baru, Jakarta Selatan untuk konsultasi ke dokter ahli kebidanan langganan kami. Pada saat mendaftar kira-kira jam 19.00, saya mengatakan pada bagian pendaftaran dan bidan yang mendampingi praktek dokter tersebut bahwa isteri saya panas tinggi. Hal ini dimaksudkan agar kami mendapatkan pelayanan khusus tidak menunggu terlalu lama. Tetapi betapa kecewanya, karena setelah ditunggu ternyata istri saya baru dapat dilayani jam 23.00 wib. Betapa kagetnya dokter tersebut setelah didalam ruang praktek panasnya diukur sudah 40^o C. Saya sampaikan kekecewaan akibat terlalu lama penanganan padahal isteri saya sudah menggigil dan lemas sewaktu menunggu. Ternyata personel bagian pendaftaran dan bidannya tidak menyampaikan kepada dokter bahwa ada pasien yang panas tinggi pada kehamilan usia 7 bulan. Malam itu juga langsung disuruh rawat inap, tapi karena pelayanan yang kurang baik dari RS “A” tersebut, kami memutuskan untuk dirawat di RS lain. Ternyata dalam perawatan didiagnosa isteri saya Demam Berdarah dan dirawat selama 8 hari. Dapat dibayangkan, betapa sangat panik bahkan boleh dikatakan gemas (geram dan cemas) saat itu. Kecemasan kami bukan saja kepada kondisi istri yang sedang hamil tetapi juga efek penyakit terhadap janin.

Kami sangat cemas tentang kesehatan janin karena deman tinggi selama kehamilan dapat berakibat buruk terhadap kesehatan janin. Menunggu selama lebih dua bulan sampai saat istri melahirkan waktu yang panjang dan sangat mencemaskan. Banyak hal, yang kami bayangkan terhadap kemungkinan yang dapat diderita oleh bayi kami kelak. Tiada sesuatu apapun yang dapat kami lakukan, selain berdoa kepada Allah SWT. Setiap malam kami sembahyang tahajud dan berdoa memohon keselamatan dan kesehatan janin yang sangat kami harapkan. Alhamdulillah, Allah Swt Maha Pengasih dan Mendengar harapan hambanya. Kehamilan istri tetap dalam keadaan sehat, sampai saat melahirkan. Bayi kami lahir dalam kondisi yang sehat dan lengkap. Sembah sujud dan terima kasih kepada Allah Maha Besar.

dr. Agung Imantyoko

Disadur dari : Ilyas, Yaslis. 2004. Wajah Pelayanan Kesehatan Kita. PT. Djambatan : Jakarta